1.1. Zielsetzung dieser Richtlinie

Wir verpflichten uns zur Förderung und Unterstützung einer Kultur, die Mitarbeiter ermutigt sich zu Wort zu melden, wenn sie am Arbeitsplatz auf ein Verhalten stoßen, das unethisch oder illegal ist oder gegen die Werte unseres Verhaltenskodexes verstößt.

Hinweisgeber sind eine wichtige Informationsquelle zur Aufdeckung von gesetzwidrigem oder unethischem Verhalten, das korrigiert werden muss und das Unternehmen setzt alles daran, Hinweisgeber vor Benachteiligungen, Vergeltung und Diskriminierung zu schützen.

Diese Richtlinie soll Klarheit darüber schaffen, wie das Unternehmen Hinweisgeber unterstützt, damit Sie:

• ermutigt werden, Ihre Bedenken zu äußern;
• wissen, wie Sie Ihre Bedenken äußern können;
• wissen, was geschieht, wenn Sie Ihre Bedenken äußern, und
• sich sicher fühlen und geschützt werden, wenn Sie Ihre Bedenken äußern

Diese Richtlinie ist im Intranet und auf der Website in aktuellster Version verfügbar.

1.2. Wer kann melden?

Hinweise können von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern, Geschäftsführern, Aufsichtsratsmitgliedern, leitenden Angestellten, Lieferanten und Dienstleistern, Praktikanten und anderen Geschäftspartnern abgegeben werden. Dies gilt auch für Verwandte, Angehörige oder Ehegatten dieser Personen.

1.3. Was kann gemeldet werden?

Voraussetzung für eine Meldung ist, dass die meldende Person vernünftigerweise glaubt, dass die Offenlegung vergangenes, gegenwärtiges oder wahrscheinliches zukünftiges Fehlverhalten aufzeigt, das ordnungsgemäß in eine oder mehrere der folgenden Kategorien fällt:

• Diebstahl, Unterschlagung und Veruntreuung, Betrug
• Bestechung und Korruption
• wettbewerbs- und kartellrechtliche Verstöße
• Diskriminierung und Belästigung
• Interessenskonflikte
• Produktsicherheit
• Verstöße im Bereich Umwelt, Gesundheit und Sicherheit
• Verletzung von Menschrechten
• Insider Trading
• Datenschutz und Informationssicherheit
• Sanktionsverstöße
• Verstöße gegen den Firmenname Verhaltenskodex

Das Hinweisgebersystem ist nicht für die Klärung allgemeiner Beschwerden angelegt.  Bei persönlichen arbeitsbezogenen Problemen können sich Mitarbeiter an die Personalabteilung wenden. Kunden können sich bei Reklamationen an den Kundenservice werden.

2.1. Interne Meldekanäle

Das Unternehmen hat ein Hinweisgeberprotal eingerichtet. Über dieses Portal können Hinweise angegeben werden.

Hinweisgeber können ihre Bedenken auch intern direkt mit dem Vorgesetzten oder einem Ansprechpartner besprechen.

2.1.1. Vertrauensperson

Die Vertrauensperson dient als unabhängige Instanz und Empfänger der eingehenden Meldungen zwischen Hinweisgeber und Unternehmen in unserem Portal.

Hinweise können dort jederzeit, 24 Stunden am Tag, in verschiedenen Sprachen über ein gesichertes System gemeldet werden. Der Meldevorgang ist verschlüsselt und passwortgeschützt. Sie erhalten eine eindeutige Referenz und vergeben eine eigene PIN, mit der Sie den Stand der Bearbeitung einsehen können. Die Kommunikation mit dem Hinweisgeber findet auf dieser gesicherten Plattform statt.

Hinweise können auch postalisch oder nach Absprache im Rahmen eines persönlichen Treffens übermittelt werden.  

2.1.2. Anonymität

Wenn Sie eine Meldung machen, können Sie dies anonym tun. Sie bleiben während der Untersuchung und nach deren Abschluss weiterhin anonym.

Wenn Sie einen anonymen Hinweis über das Hinweisgeberportal abgeben, erhalten Sie eine eindeutige Referenz. Sie können sich dann in das Hinweisgeberportal einloggen, um weitere Informationen zu geben oder eine Aktualisierung zu verlangen.

2.1.3. Anforderungen an die Meldung

Voraussetzung für eine Meldung ist, dass die meldende Person vernünftigerweise glaubt, dass die Offenlegung vergangenes, gegenwärtiges oder wahrscheinliches zukünftiges Fehlverhalten aufzeigt.

Ein Hinweisgeber handelt in gutem Glauben, wenn er der Ansicht ist, dass die Informationen umfassend und richtig sind. Das gilt selbst dann, wenn sich der Verdacht auf einen Verstoß nicht bestätigt und im Laufe der Untersuchung Informationen widerlegt werden.

Alle Berichte sollten so objektiv und vollständig wie möglich sein. Obwohl während der Fallbearbeitung Rücksprache mit dem Hinweisgeber gehalten wird, sollten bloße Verdächtigungen vermieden werden. Hinweisgeber können folgende Fragen als Leitfaden für den Meldeprozess nutzen:

• Was ist passiert?
• Wann ist es passiert?
• Wer war oder ist daran beteiligt?
• Laufen die Umstände weiter?
• Wie hoch ist das Risiko und wie zeitkritisch ist der zu meldende Verstoß?
• Wer hat Kenntnis über diesen Verstoß?
• Unterlagen, die zur Aufklärung der Meldung behilflich sind, sollten bei der Meldung von Verstößen zur Verfügung gestellt werden.

2.2. Externe Meldekanäle

Hinweisgebern steht es frei, staatlichen Behörden einen Gesetzesverstoß zu melden. Wir möchten Hinweisgeber jedoch dazu ermutigen, Hinweise zunächst über interne Kanäle abzugeben. Hierdurch können wir gewährleisten, dass ein Fehlverhalten so schnell wie möglich abgestellt und weiterer Schaden abgewendet werden kann.

3.1. Eingangsbestätigung

Innerhalb von sieben Tagen erhalten Hinweisgeber eine Bestätigung über den Eingang ihrer Meldung. Falls Sie einen Hinweis anonym abgegeben haben finden Sie die Bestätigung sowie alle Fragen und Rückmeldungen zu Ihrem Hinweis im Hinweisgeberportal.

3.2. Prüfung

Die Vertrauensperson prüft zunächst alle Hinweise darauf, ob sie in den Anwendungsbereich dieser Richtlinie fallen. Handelt es sich um einen Hinweis gemäß dieser Richtlinie, bestimmt das Unternehmen einen Untersuchungsbeauftragten.  Untersuchungsbeauftragter kann ein Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister sein. Art und Umfang der Untersuchungsmethoden variieren je nach Art des gemeldeten Verstoßes und können den Einsatz von Experten erfordern.

Ein Untersuchungsbeauftragter wird danach bestimmt, ob er qualifiziert ist, die Untersuchung zeitnah, fachlich, objektiv, fair und unabhängig durchzuführen. Die Bearbeitung von Hinweisen erfolgt im Einklang mit den geltenden Gesetzen.

3.3. Abschluss der Prüfung

Die Art der korrigierenden Maßnahmen, um Verstöße zukünftig zu verhindern, wird fallabhängig mit den jeweils relevanten Fachabteilungen erarbeitet. Die Ergebnisse der Untersuchung werden der Geschäftsführung und gegebenenfalls dem Aufsichtsrat direkt übermittelt.

Im Einklang mit der EU-Richtlinie wird der Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten (in Ausnahmefällen innerhalb von 6 Monaten) über die Ergebnisse der Untersuchung und die ergriffenen Folgemaßnahmen über das Hinweisgeberportal informiert.

Das Unternehmen sichert Schutz und Maßnahmen zu, die es Hinweisgebern ermöglicht, Verstöße vertraulich und ohne Angst vor Einschüchterung, Benachteiligung oder Repressalien zu melden. Benachteiligungen in diesem Sinne sind direkte und indirekte Handlungen oder Unterlassungen, die möglicherweise auf die Meldung eines Verstoßes zurückzuführen sind.

Jede Person, die Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Hinweisgeber wegen der Meldung eines Verstoßes oder der Teilnahme an einer Untersuchung ergreift, muss mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen und Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.

4.1. Vertraulichkeit

Als wichtigste Maßnahme zum Schutz der Identität des Hinweisgebers ist der Zugriff auf das Hinweisgeberportal und die Bearbeitung von Hinweisen auf eine streng limitierte Personengruppe beschränkt, sodass nur mit der Meldung betraute Personen über Identität des Hinweisgebers und den Inhalt der Meldung Kenntnis haben, sofern der Hinweisgeber seine Identität Preis gibt.

Die Identität des Hinweisgebers bleibt in allen Schritten der Bearbeitung von Hinweisen geheim und darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers offengelegt werden, es sei denn eine Offenlegung ist gesetzlich vorgeschrieben. Hier wird der Hinweisgeber vorher darüber unterrichtet.

4.2. Schutz betroffener Personen

Die Rechte der Personen, auf die sich Meldungen im Rahmen des Hinweisgebersystems beziehen, richten sich nach den relevanten Datenschutzgesetzen. Die von einer Meldung betroffenen Personen werden schnellstmöglich über die eingegangene Meldung informiert und auf ihre Auskunftspflicht und ihr Recht auf Berichtigung aufmerksam gemacht. Besteht jedoch ein erhebliches Risiko, dass die die Mitteilung eine interne Untersuchung gefährden könnte, kann die Benachrichtigung aufgeschoben werden, bis die Untersuchung abgeschlossen ist oder das entsprechende Risiko nicht mehr besteht. Die betroffenen Personen haben das Recht, auf Auskunft der Daten, die ihre eigene Person betreffen, können Änderungen verlangen.

4.3. Datenschutz

Informationen in Rahmen von eingehenden Hinweisen und der nachfolgenden Bearbeitung werden in Übereinstimmung mit den Anforderungen der europäischen Verordnung über den allgemeinen Datenschutz (DSGVO) verarbeitet. Es werden alle notwendigen Vorkehrungen getroffen, um die Sicherheit der Daten während der Erhebung, Kommunikation oder Aufbewahrung zu gewährleisten. Sie haben das Recht auf Auskunft, Änderung und Berichtigung Ihrer persönlichen Daten.

4.4. Ausschluss

Eine vorsätzliche Falschmeldung stellt einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex dar und zieht disziplinarische Maßnahmen nach sich. Wenn eine Person wissentlich eine falsche Meldung macht, kann es darüber hinaus rechtliche Konsequenzen haben.

Für diejenigen Teile der Gruppe, die Gesetzen oder aufsichtsrechtlichen Anforderungen unterliegen, die mit dieser Richtlinie in Konflikt stehen, gilt der strengere Standard. Diese Richtlinie ist nicht Teil eines Arbeitsvertrags.

Nationales Recht bleibt von dieser Richtlinie unberührt. Wo nationales Recht im Widerspruch zu dieser Richtlinie steht, hat das nationale Recht Vorrang.

Hinweise zum Datenschutz zur Erhebung von personenbezogenen Daten nach Artikel 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Hinweisgeber

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach dem Datenschutz zustehenden Rechte sofern Sie eine Meldung (anonym oder nicht anonym) in unserem Hinweisgeberschutzsystem abgeben bzw. eine telefonische Meldung durch Sie erfolgt.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und an wen kann ich mich wenden:

Verantwortliche Stelle: Nivus GmbH, Im Täle 2, 75031 Eppingen

Datenschutzbeauftragter EmEtz GmbH, Mail: datenschutz@nivus.de

2. Welche Daten wir verarbeiten, wofür wir Ihre Daten verarbeiten (Zwecke der Verarbeitung) sowie auf welcher Rechtsgrundlage wir dies tun:

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung Ihrer Angaben in denen Sie den Verstoß gegen Verhaltensweisen (z.B. Betrug, Korruption, Insidergeschäfte) sowie den Verstoß gegen Menschenrechte, Umweltbelange, anderweitige Rechtsvorschriften und ähnlich gelagerte Fälle anzeigen, sowie der damit zusammenhängenden Sachverhaltsaufklärung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ergibt sich gemäß Art. 6 Abs. 1c) (DSGVO) in Verbindung mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).

Wir verarbeiten ggf. personenbezogene Daten von Beschäftigten auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten i. S. d. § 26 Abs. 8 BDSG zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1f) DSGVO. Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu betroffenen Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies kann der Fall sein bei:

Unser berechtigtes Interesse besteht – je nach zu prüfendem konkretem Einzelfall – in der Bearbeitung von Meldungen, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken oder zu verfolgen. Dazu können auch die Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und ggfls. interne Nachforschungen, Ermittlungen und die Einleitung von Strafverfolgungsmaßnahmen gehören. Ob Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person einer solchen Datenverarbeitung entgegenstehen, wird im Einzelfall – unter anderem auch mit Blick auf den Verstoß – geprüft.

Für die Weitergabe Ihrer Identität an Dritte benötigen wir eine Einwilligung von Ihnen es sei denn die Information muss in Strafverfahren auf Verlangen erfolgen. Zudem benötigen wir Ihre Einwilligung, wenn Sie uns telefonisch eine Meldung abgeben und darüber eine Tonaufzeichnung erstellt wird. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1a) DSGVO.

Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Zu beachten gilt, dass der Widerruf für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor diesem Widerruf getätigt wurden, sind hiervon unberührt.

3. An wen erfolgt eine Weitergabe der Daten (Kategorien von Empfängern):

Wir haben eine interne Meldestelle eingerichtet. Damit erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur die Personen und Stellen, die diese zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen, die Meldungen.

Wir haben für die Bereitstellung des Portals einen Dienstleister, die Firma Sicoda compliance GmbH, Rochusstr. 198, 53123 Bonn, sorgfältig ausgewählt. Das Portal wird als Software as a Service Lösung zur Verfügung stellt. Mit dem Dienstleister haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Wenn Sie über das Portal einen Hinweis einreichen, werden keine IP Adressen gespeichert. Ihr Hinweis ist, soweit Sie nicht freiwillig Kontaktdaten angeben, anonym und kann aus den Server-Daten nicht zurückverfolgt werden. Der Hinweistext selbst, den Sie eingegeben haben, kann natürlich eine Identifizierung ermöglichen.

Unsere Mitarbeiter und die von uns beauftragten Dienstleister sind zur Verschwiegenheit und Einhaltung der Bestimmungen der anwendbaren Datenschutzvorschriften verpflichtet.

An externe Stellen kann in folgenden Fällen eine Weitergabe erfolgen:

• an Strafverfolgungsbehörden auf Verlangen in Strafverfahren
• aufgrund einer Anordnung in einem einer Meldung nachfolgenden Verwaltungsverfahren, einschließlich verwaltungsbehördlicher Bußgeldverfahren,
• aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung an Gerichte
• an externe Rechtsanwälte zur Fallbearbeitung

Sofern der Ermittlungserfolg durch eine Information der Daten an die beschuldigte Person nicht gefährdet ist und wenn keine berechtigten Interessen des Hinweisgebers überwiegen, werden wir gewöhnlich nach vier Wochen, ggf. aber auch später, die beschuldigte Person informieren.

Dauer der Datenspeicherung:

Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt nach Abschluss der Untersuchung. Sollte sich die Meldung als gegenstandslos herausstellen löschen wir Ihre Daten nach Abschluss des Sachverhaltes. Die gewöhnliche Aufbewahrungsdauer beträgt somit zwischen 3 und 10 Jahren.

Datenübermittlung in Drittländer:

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt (oder findet nicht statt).

Betroffenenrechte:

Sie können über die oben bekannt gegebenen Kontaktdaten Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. (Art. 15 DS-GVO). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen (Art. 16 und 17 DS-GVO). Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DS-GVO). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen maschinenlesbaren Format (Art. 20 DS-GVO).

Beschwerderecht:

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutz­beauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Widerspruchsrecht:

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen.